ظوابط وإجراءات التعاون العلمي والتبادل المعرفي

مقدمة:

إن مد جسور التعاون العلمي داخلياً وخارجياً والانفتاح على الخبرات المتنوعة لمن أهم ركائز التقدم في المجالات العلمية والبحثية حيث إنه يوفر الفرصة للتبادل العلمي بشتى أشكاله فيما يصب في مصلحة الحراك العلمي والإنتاج المعرفي ويسهم في تحقيق رؤية الجامعة وخططها الاستراتيجية. 

ولذلك فإن هذا الدليل جاء ليضع الضوابط التي يجب مراعاتها والإجراءات اللازم اتباعها لضمان حصول التعاون بشكل بناء وبصورة فاعلة.

المادة الأولى: التعريفات

الاتفاقيات: هي جميع اتفاقيات التعاون وعقود الخدمات الخاضعة لهذه الضوابط والإجراءات. 

الجامعة: جامعة القصيم. 

الجهة الجامعية: هي أي جهة داخل الجامعة ترغب بعقد اتفاقية علمية أو بحثية أو مهنية وفقا لهذه الضوابط.

الجهات الأخرى: هي أي جهة خارج الجامعة سواء من داخل المملكة أو خارجها لها اهتمام بمجال أو أكثر من المجالات العلمية أو البحثية أو المهنية وترغب بعقد اتفاقية مع الجامعة وفقا لهذه الضوابط والإجراءات. 

الجهة الخارجية: هي أي جهة خارج المملكة لها اهتمام في أحد المجالات العلمية أو البحثية أو المهنية وترغب بعقد اتفاقية مع الجامعة. 

الجهة الداخلية: هي أي جهة داخل المملكة لها اهتمام في أحد المجالات العلمية أو البحثية أو المهنية وترغب بعقد اتفاقية مع الجامعة.

التعاون الداخلي: هو التعاون مع أحد الجهات العلمية أو البحثية أو المهنية داخل المملكة العربية السعودية. 

التعاون الدولي: هو التعاون مع أحد الجهات العلمية أو البحثية أو المهنية خارج المملكة العربية السعودية. 

اتفاقية تعاون: هو اتفاق بين الجهة الجامعية وأي جهة أخرى في أحد المجالات العلمية أو البحثية أو المهنية، ولا يترتب عليه أي تبعات مالية. 

عقد الخدمات: هو اتفاق مُلزم بين الجامعة وأي جهة أخرى بغرض تقديم أو تبادل خدمات في أحد المجالات العلمية أو البحثية أو المهنية، وقد يكون بمقابل مالي. 

المركز: هو مركز التعاون الدولي والتبادل المعرفي بجامعة القصيم. 

اللجنة الدائمة: هي اللجنة الدائمة للتعاون الدولي والتبادل المعرفي والتي تُشكل بقرار من رئيس الجامعة، ويرأسها وكيل الجامعة للدراسات العليا والبحث العلمي ويتولى أمانتها مدير مركز التعاون الدولي والتبادل المعرفي وتضم عدداً من أعضاء هيئة التدريس في الجامعة من تخصصات مختلفة. 

المادة الثانية: الضوابط العامة

1.المركز هو الجهة المسؤولة عن دراسة مقترحات الاتفاقيات، والتوصية حيالها واستكمال الإجراءات النظامية اللازمة لإبرامها. 

2.يشترط لإبرام أي اتفاقية وفقاً لهذه الضوابط أن يتم عرضها على المركز لاستكمال الإجراءات النظامية اللازمة.

3.يتم عرض الاتفاقيات بعد دراستها في المركز على الإدارة العامة للشؤون القانونية في الجامعة لمراجعتها قانونياً قبل الرفع بها لصاحب الصلاحية. 

4.تخضع الاتفاقيات مع الجهات الداخلية والخارجية للأنظمة واللوائح المعمول بها في المملكة. 

5.تعرض مقترحات الاتفاقيات مع الجهات الخارجية على مجلس الجامعة لإصدار توصياته حيالها وذلك بناء على توجيه رئيس الجامعة تمهيدا لرفعها لوزارة التعليم لاستكمال الإجراءات النظامية.

6.تعرض مقترحات الاتفاقيات مع الجهات الداخلية على رئيس الجامعة لإصدار موافقته عليها وذلك بعد التوصية من وكيل الجامعة للدراسات العليا والبحث العلمي. 

7.يجب أن تتوفر المعايير التالية في الاتفاقيات المراد إبرامهما:

أ‌.أن تخدم الاتفاقيات أهداف الجامعة ورؤيتها وخططها الاستراتيجية. 

ب‌.أن تكون مع جهات ذات تميز في مجال الاتفاقية. 

ت‌.أن تكون المخرجات والأهداف المراد تحقيقها واضحة ومحددة ويمكن قياسها.

ث‌.أن تكون التكاليف المالية، إن وجدت، محددة بدقة وتكون منطقية ومبررة. 

ج‌.أن تكون محددة بوقت معين يحدد بدايتها ونهايتها. 

8.اللغة العربية هي اللغة المعتمدة في تحرير الاتفاقيات الداخلية.

9.تحرر الاتفاقيات مع الجهات الخارجية باللغة العربية إضافة إلى اللغة الإنجليزية، أو اللغة التي يتفق عليها الطرفان مع ترجمة دقيقة لها وتصدّق من الجهة التي رفعتها، وتكون اللغة العربية هي المرجع في تفسير نصوص الاتفاقيات.

10.تحرر الاتفاقيات من نسختين أصليتين لكل لغة ويستلم كل طرف نسخة من كل لغة بعد توقيعها من ممثلي الطرفين، وتحفظ النسخ والمحاضر الأصلية لدى المركز، وتحتفظ الجهة الجامعية بصورة منها. 

11.الجهة الجامعية المستفيدة هي المسؤولة عن تنفيذ الاتفاقية بما يحقق أهدافها، وتحدد منسقاً لذلك، وتكون مسؤولة عن استكمال الإجراءات المترتبة عليها مالياً وإدارياً.

12.تلتزم الجهة الجامعية المستفيدة بتقديم تقرير نصف سنوي للمركز عن سير أعمال الاتفاقية، وتقديم تقرير عنها بعد انتهائها، وذلك بنسخة ورقية وأخرى إلكترونية. 

13.يكون تجديد الاتفاقيات أو انتهائها أو إنهائها أو تعديلها أو وقف العمل بها وفقاً لنصوصها، أو بالاتفاق مع الطرف الآخر، ويجب على الجهة الجامعية عدم القيام بأي من هذه الإجراءات إلا بعد العرض على المركز وأخذ الموافقة.

14.يتم الاحتفاظ بالنسخ الأصلية لجميع اتفاقيات الجامعة الداخلية والدولية في مركز التعاون الدولي والتبادل المعرفي ويعتبر مسؤولا عن حفظها. 

15.ترفع الجهة الجامعية المستفيدة من الاتفاقية بالمستحقات المالية مع ما يثبت إنجاز المهام المذكورة في الاتفاقية للمركز لإكمال الإجراءات اللازمة. 

المادة الثالثة: إجراءات عقد الاتفاقيات الداخلية

1.تقوم الجهة الجامعية الراغبة بعقد اتفاقية سواء كانت اتفاقية تعاون أو عقد خدمات بالتواصل مع الجهة المراد التعاقد معها ويتم بحث مجالات التعاون وتحديد الالتزامات المبدئية.

2.تتقدم الجهة الجامعية بطلب عقد اتفاقية وذلك باستكمال نموذج طلب عقد اتفاقية (والمعد من قبل المركز)، وتقديمه للمركز لدراسته وعرضه على اللجنة الدائمة.

3.إذا رأت اللجنة الدائمة الموافقة المبدئية على طلب عقد الاتفاقية فيتم إخطار الجهة الجامعية بالموافقة المبدئية وتقوم الجهة الجامعية بإعداد مسودة الاتفاقية بالتعاون مع الطرف الآخر مع تقديم الترجمة للغات اللازمة. 

4.تدرُس اللجنة الدائمة مسودة الاتفاقية وترفع توصيتها لرئيس الجامعة. 

5.عند صدور موافقة رئيس الجامعة على عقد الاتفاقية يستكمل المركز إجراءات التوقيع، وتُحفظ النسخ الأصلية في المركز بعد التوقيع، ويقوم المركز بتزويد الجهة الجامعية بنسخة من الاتفاقية.

المادة الرابعة: إجراءات عقد اتفاقية تعاون في الاتفاقيات الخارجية

1.تقوم الجهة الجامعية الراغبة بعقد اتفاقية تعاون مع جهة خارجية بالتواصل مع الجهة المراد التعاقد معها ويتم بحث مجالات التعاون بين الطرفين.

2.تتقدم الجهة الجامعية بطلب عقد اتفاقية تعاون وذلك باستكمال نموذج طلب عقد اتفاقية (والمعد من قبل المركز)، وتقديمه للمركز لدراسته وعرضه على اللجنة الدائمة. 

3.إذا رأت اللجنة الدائمة الموافقة المبدئية على طلب عقد اتفاقية التعاون فيتم إخطار الجهة الجامعية بالموافقة المبدئية، وتقوم الجهة الجامعية بكتابة مسودة اتفاقية التعاون بالتعاون مع الطرف الآخر مع تقديم الترجمة للغات اللازمة.

4.تدرس اللجنة الدائمة مسودة اتفاقية التعاون وترفع توصيتها لرئيس الجامعة، للموافقة على عرضها على مجلس الجامعة.

5.تعرض اتفاقية التعاون على مجلس الجامعة لإصدار توصيته حيالها ومن ثم ترفع لوزارة التعليم لاستكمال ما يلزم.

6.عند موافقة الوزارة يتم توقيع الاتفاقية وتُحفظ النسخة الأصلية منها لدى المركز، ويقوم المركز بتزويد الوزارة والجهة المستفيدة بالجامعة بنسخة منها. 

المادة الخامسة: إجراءات عقود الخدمات في الاتفاقيات الخارجية

1.تقوم الجهة الجامعية الراغبة بتوقيع عقد خدمات مع جهة خارجية بالتواصل مع الجهة المراد التعاقد معها ويتم بحث مجالات التعاون وتحديد الالتزامات المبدئية.

2.تتقدم الجهة الجامعية بطلب عقد خدمات وذلك باستكمال نموذج طلب عقد اتفاقية (والمعد من قبل المركز)، وتقديمه للمركز لدراسته وعرضه على اللجنة الدائمة. 

3.إذا رأت اللجنة الدائمة الموافقة المبدئية على طلب عقد الخدمات فيتم إخطار الجهة الجامعية بالموافقة المبدئية، وتقوم الجهة الجامعية بكتابة مسودة العقد بالتعاون مع الطرف الآخر مع تقديم الترجمة للغات اللازمة. 

4.تدرس اللجنة الدائمة مسودة العقد وترفع توصيتها لرئيس الجامعة، للموافقة على عرضه على مجلس الجامعة.

5.يعرض عقد الخدمات على مجلس الجامعة لإصدار توصيته حياله ومن ثم يرفع لوزارة التعليم لاستكمال ما يلزم.

6.عند موافقة الوزارة يتم توقيع عقد الخدمات وتحفظ النسخة الأصلية منه لدى المركز، ويقوم المركز بتزويد الوزارة والجهة المستفيدة بالجامعة بنسخة منه.